Малая бухгалтерия с Microsoft Excel

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для работы с большим количеством данных, которая по своей сути является редактором электронных таблиц. Широкий функционал приложения позволяет создавать абсолютно новые таблицы, с внесением собственных данных.

Программа Excel или как её ещё называют – табличный процессор, довольно сложный инструмент, позволяющий не только составлять таблицы и диаграммы, но и программировать и выполнять много функций с содержимым этих таблиц. Причем эти функции автоматизированы настолько, что практически не требуют от пользователя ни особых знаний ни навыков программиста и доступны практически любому.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Содержание

Создание таблиц

Работа с ячейками

Заполнение и форматирование

Сортировка данных

Математические расчеты

Добавление графиков/диаграмм

Создание таблиц

При входе в программу открывается главное меню и предлагается создать или открыть уже ранее созданный документ. При нажатии на иконку «Создать», при этом предлагаются несколько шаблонов.

Если они вам не подходят, то выбираете иконку «Пустая книга»

Открывается книга с одной таблицей с незаполненными ячейками, в книгу можно добавлять новые листы с таблицами, кликнув на ячейку «+» внизу таблицы. С этими листами можно совершить ряд действий, кликнув правой кнопкой мыши по его названию и выбрать соответствующее действие из открывшегося меню.

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее. Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого.

Верхнюю строку в таблицах можно использовать для заголовка, а левый столбик для любого перечня. При необходимости столбики и строки можно перемещать по таблице. Для этого строку надо выделить, кликнув левой кнопкой мышки по номеру строки, а для выделения столбца надо это сделать по букве в верхней части столбца. Затем подвести курсор мышки снизу выделенной строки или справа к выделенному столбцу и при появлении на месте курсора крестика со стрелками нажав левую кнопку мыши и не отпуская её перетащить содержимое строки или столбика в нужное место.

Высоту строк и ширину столбцов при необходимости можно изменять, сначала выделив их, а затем в верхнем меню выбрать режим формат в котором установить необходимый размер.

Готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка. Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции: Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица»; С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы.

Работа с ячейками

При работе с ячейками сначала кликаешь левой кнопкой мышки по нужной ячейке, она активируется и вводишь нужную информацию. Каждая ячейка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и её содержимым или формулой (если клеточка участвует в каких-либо расчетах).

При необходимости ячейки можно перемещать по таблице. Для этого её надо выделить, затем подвести курсор мышки снизу или справа выделенной ячейке и при появлении на месте курсора крестика со стрелками нажав левую кнопку мыши и не отпуская её перетащить содержимое ячейки в нужное место.

Заполнение и форматирование

Вводимая информация в ячейках может набираться различными шрифтами, выделятся толщиной букв, курсивом, подчеркиванием, цветом шрифта. Также вся ячейка может выделяться цветом. Границы ячейки также могут выделятся толщиной линий. Это осуществляется при выделении ячейки из меню Шрифт» вверху таблицы.

Информацию в ячейках можно выравнивать по высоте и ширине ячейки. Также при необходимости ячейки можно объединять, как в строке, так и в столбце. Для этого надо выделить необходимые ячейки и из верхнего меню «Выравнивание» выбрать необходимое действие.

В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных. При необходимости ячейке, строке или столбику целиком можно придать необходимый формат: числовой, денежный, текстовый и т. д. Для этого надо кликнуть на выделенных ячейке или столбце правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать «Формат ячеек» и нажать левую кнопку мыши. Затем в новом меню мышкой выбираешь нужный формат и в меню справа, в котором показывается как будет отображаться вносимая информация, формат можно уточнить.

Сортировка данных

. Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Excel. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы. Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только, выделить таблицу или столбик, открыть вкладку «Данные», кликнуть на иконку «Сортировка»;

.

В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия -столбик «С». Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию. Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Произойдет автоматическая сортировка данных. На рис. результат сортировки цифр в столбце «С» Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам. к содержанию

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 25 и 125. Как в третью ячейку вписать их результат их произведения, не делая расчеты самостоятельно? Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем в верхнем меню нажмите «Формулы» и затем на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже.

В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить в нашем случае ПРОИЗВЕД – это произведение. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

При выборе функции в окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «25». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «125». Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее. Если в дальнейшем значение ячеек будет изменяться, их произведение будет обновляться автоматически

При необходимости произвести суммирование нескольких ячеек в столбце Можно использовать функцию автосуммирования. Для этого выделяешь первую ячейку в столбце, курсор подводишь к её нижнему правому углу и при появлении крестика с тонкими линиями, нажимаешь левую кнопку мыши и не отпуская её протягиваешь крестик вниз до свободной ячейки, куда будет заноситься сумма. Затем кликашь мышкой по значку суммы в верхнем меню и в нижней свободной ячейке отобразится сумма

Можно математическую функцию, введенную в одну ячейку, перенести на другие. Для этого выделить ячейку правой кнопкой мыши и выбрать в меню «Копировать», затеи также выбрать нужную ячейку и в меню нажать «Вставить». При этом адреса ячеек, с которыми осуществляются записанные действия меняются автоматически и, при необходимости, их надо корректировать.

На рядом стоящие ячейки функцию, введенную в одну ячейку, можно перенести более удобным способом. Навести курсор мышки на правый нижний угол выделенной ячейки, и когда на месте курсора появится крестик с тонкими линиями нажимаете левую кнопку мыши и, не отпуская ее, тянете этот крестик вдоль строки или вниз по столбцу до необходимой ячейки. При этом адреса в новых ячейках тоже сменятся автоматически.

Добавление графиков/диаграмм

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек. Чтобы создать диаграмму/график, нужно полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их. Для этого откройте вкладку вставки, в поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма.

Кликните на необходимую форму. На листе автоматически отобразится уже заполненная диаграмма:

Если нужно изменить внешний вид получившейся визуализации, просто кликните по ней два раза. Произойдёт автоматическое перенаправление в окно конструктора. С его помощью можно применить другой стиль к диаграмме, изменить её тип, цветовую гамму, формат отображения данных, добавить новые элементы и провести их настройку. Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

Заключение

Главное, создав таблицу или внося в неё изменения, не забывайте её сохранять. А наиболее важные данные в конце работы не помешает и записать, например на флэшку. Это будет гарантией, что ваш труд и информация не пропадет.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. Полная инструкция пользователя содержит несколько сотен листов. Её можно бесплатно скачать с сайта Microsoft. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Эта статья ни в коей мере не может заменить полную инструкцию пользователя, она (я надеюсь) только даст представление о табличном редакторе Excel и подвигнет Вас к его использованию.

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение